BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Pendahuluan
1.1 .1
Presentasi tentang proyek
Sebelum
mengerjakan suatu proyek, kita juga harus melakukan yang namanya presentasi
tentang proyek itu sendiri.Hal ini dilakukan supaya apabila nantinya ada
sesuatu yang mungkin kurang tepat dalam penyampaiannya dapat dilakukan
pembenahan kembali. Presentasi proyek yang akan dijalankan sebaiknya melibatkan
banyak pihak karena melalui presentasi ini banyak pendapat-pendapat yang dapat
membantu menyempurnakan proyek kita. Dalam presentasi ini juga kita dapat
mempromsikan proyek kita sehingga pihak-pihak yang menjadi audiens merasa yakin
dan dapat membantu mengerjakan proyek ini menjadi lebih baik.Dan
pendapat-pendapat mereka inilah yang nantinya dapat menjadi tolak ukur
keberhasilan dalam perencanaan proyek kita.
Dalam
penyampaian presentasi harus diperhatikan etika penulisan yang benar karena
untuk menyakinkan pihak-pihak yang ikut dalam presentasi ini.Apabila dalam
penyampaiannya sudah tidak beretika atau kurang sopan maka yang menjadi
audienpun menjadi tidak bersemangat.Yang menjadi moderatorpun juga demikian
karenayang dilihat bukan hanya penyampaiannya tetapi juga etika dalam
penyampaiannya.
1.1.2 Wawancara dengan pihak terkait
Selain melalui presentasi, informasi juga dapat diperoleh lewat
wawancara langsung dengan pihak-pihak terkait. Dalam suatu wawancara harus
diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
·
Tujuan wawancara harus jelas (Purposes);
·
Buat daftar hal-hal yang ingin ditanyakan dan berhubungan
langsung dengan proyek (Enumerating activities);
·
Harapan dari pemakai akhir (Work methods and
Interconnections among users);
·
Harapan dari pemberi order (Performance issues);
·
Punya pandangan yang lebih jauh melebihi yang diwawancara.
Sebuah wawancara harus memiliki tujuan.Apa yang hendak dicapai harus
jelas. Setelah tahu apa yang hendak dicapai, pewawancara harus membuat daftar
pertanyaan sebagai arahan pada saat mewawancarai. Tidak boleh dilupakan dalam
wawancara, harus juga dilibatkan bagaimana sebenarnya produk dari proyek akan
dihasilkan. Apa implikasinya terhadap pengguna dan perusahaan, dan bagaimana
akan diperoleh hasil terbaik. Lebih jauh dari ini semua, seorang pewawancara
harus memiliki pandangan yang jauh, sehingga tidak kehilangan arah pertanyaan
dan didikte oleh lawan bicaranya pada saat wawancara.
BAB II
PEMBAHASAN
Seorang
manajer proyek, seperti telah disinggung dalam bab terdahulu, memiliki tugas
untuk mencari keseimbangan antara teknologi, konsep, biaya, dan waktu dalam
penyelesaian proyek. Peran ini dapat dipenuhi secara efektif apabila dia mampu
untuk:
o
Berperan
sebagai manajer yang berpengertian (ikuti langkah-langkah positif manajer
sebelumnya);
o Mendelegasikan tugas bila
diperlukan;
o Komunikasi antara atasan dan
bawahan;
o Mengingat peran serta client atau pemakai akhir;
o Memfokuskan diri pada hasil
akhir sesuai tujuan.
Apabila hal ini dapat dipenuhi maka proyek akan berjalan sesuai dengan
rencana awal dan berhasil dengan baik.
2.2 Contingency Plan
Kadangkala
dalam proses penyelesaian proyek dibutuhkan juga suatu backup-plan (contingency
plan atau rencana darurat) apabila ternyata terjadi hal-hal di luar dugaan.
Dengan
rencana darurat ini proyek tetap dapat diselesaikan pada waktunya dan dalam
batasan biaya yang telah direncanakan.Rencana darurat ini dapat juga dikatakan
sebagai alternatif pemecahan masalah dan juga harus mendapat persetujuan dari
pihak pemberi order.Contingency plan dapat disusun bersamaan dengan riset yang
dilakukan atau dapat dikatakan pula, contingency plan merupakan rencana
alternatif yang diperoleh dari hasil riset.
Ada
baiknya pula rencana darurat disusun sebelum bertemu dengan tim manajemen atau
pemberi order. Hal ini dikarenakan, mereka sering bertanya hal-hal mendasar
karena takut investasinya merugi.
Menurut
Djojosoerdarso (2005), manajemen risiko adalah pelaksanaan fungsi-fungsi
manajemen dalam penanggulangan risiko, terutama risiko yang dihadapi oleh
organisasi/perusahaan, keluarga dan masyarakat. Jadi mencakup
kegiatan merencanakan, mengorganisir, menyusun, dan memimpin, dan mengawasi
(termasuk mengevaluasi) program penanggulangan risiko.
Jadi manajemen risiko adalah suatu proses
identifikasi, mengatur risiko, serta membentuk strategi untuk mengelolanya
melalui sumber daya yang tersedia. Strategi yang dapat digunakan antara lain
mentransfer risiko pada pihak lain, menghindari risiko, mengurangi efek buruk
dari risiko, dan menerima sebagian maupun seluruh konsekuensi dari risiko
tertentu.
Adapun dalam manajemen
risiko tujuan yang hendak dicapai adalah:
·
Identifikasi terhadap risiko;
·
Evaluasi (analisa) risiko dan (estimasi) pengaruhnya terhadap
proyek;
·
Mengembangkan responsi terhadap risiko;
·
Mengontrol responsi risiko
2.2.1 Identifikasi risiko
Identifikasi
risiko terdiri atas pengawasan dan penentuan risiko apa saja yang dapat
mempengaruhi proyek serta mendokumentasikan setiap dari risiko tersebut.
Identifikasi tidak hanya dilakukan sekali, namun harus dilakukan sepanjang
perjalanan proyek dari awal sampai akhir.
Faktor
internal di dalam serta eksternal di luar proyek harus diidentifikasi. Faktor
internal antara lain penugasan anggota tim kerja, perhitungan biaya dan waktu,
serta support dan pengaruh dari tim manajemen. Faktor eksternal antara lain
melibatkan kebijaksanaan pemerintah, bencana alam, dan hal-hal lain di luar
kontrol atau pengaruh tim proyek. Identifikasi terhadap risiko harus melibatkan
pengaruh baik maupun pengaruh buruk dari pengaruh faktor-faktor penentu risiko.
Dari gambar di atas dapat
dilihat input bagi identifikasi
risiko adalah:
a.
Diskripsi produk
o Produk yang berbasis pada
teknologi yang telah dibuktikan kebenarannya memiliki risiko yang lebih kecil
dibandingkan dengan produk yang menuntut inovasi dan penemuan.
b. Rencana proyek
o Work breakdown structure:
pendekatan pada deliverables setiap unit kerja secara detail. Dengan cara ini
identifikasi terhadap risiko bisa sampai ke level yang sangat detail;
o Estimasi biaya dan waktu:
estimasi yang terlalu kasar dan terburu-buru dapat meningkatkan risiko proyek.
o Penempatan SDM: setiap
pekerjaan yang spesifik dan hanya dapat dilakukan oleh orang tertentu meningkatkan
risiko proyek, apabila orang tersebut berhalangan untuk hadir;
o Perekrutan dan
sub-kontraktor: pengaruh ekonomi dan kebijakan politik di sekitar proyek dapat
menyebabkan fluktuasi nilai kontrak proyek.
c. Informasi historis. hal-hal
yang pernah terjadi di masa lalu, dan berkaitan dengan proyek dapat dilihat
dari:
o File-file proyek sejenis
dari perusahaan;
o Database komersial,
contohnya: Internet knowledge-bases;
o Ilmu dan pengalaman dari tim
kerja, dikenal juga dengan sebutan: tacit
knowledge.
Untuk teknik yang digunakan dalam proses identifikasi risiko adalah:
·
Checklist: dari
informasi (riset, dll) yang diperoleh dapat dibuat checklist yang mendata
sumber-sumber risiko;
·
Flowcharting:
dapat digunakan untuk menggambarkan penyebab dan efek dari risiko yang ada;
·
Wawancara:
data-data yang tersimpan dari hasil wawancara proyek-proyek terdahulu dapat
digunakan sebagai referensi, dan juga masukan dari stakeholders merupakan
sumber informasi yang berpengaruh untuk mengidentifikasi risiko.
Adapun hasil output dari pengidentifikasian risiko
adalah:
o Daftar sumber-sumber risiko
o Yang seringkali menjadi
sumber risiko proyek antara lain: perubahan requirements, kesalahan design,
pendefinisian peran kerja yang lemah, kesalahan estimasi, dan tim kerja yang
kurang mapan.
o Pada umumnya penjelasan
mengenai sumber-sumber risiko ini disertai pula dengan: perhitungan kemungkinan
terjadinya risiko tersebut, kemungkinan akibat dari risiko tersebut,
kemungkinan kapan terjadinya, pengantisipasian tindakan terhadap risiko
tersebut.
o Kejadian yang berpotensi menjadi risiko: biasanya merupakan
kejadian-kejadian luar biasa yang jarang terjadi. Contohnya bencana alam,
perkembangan teknologi baru yang tiba-tiba.
o Tanda-tanda datangnya risiko (risk symptoms), sering juga disebut triggers, sebab-sebab yang mengakibatkan munculnya bencana pada
saat ini.Contohnya biaya yang mengembang pada awal proyek disebabkan oleh
estimasi yang terburu-buru dan tidak akurat.
o Input pada proses-proses lainnya
identifikasi risiko mungkin
saja menyebabkan diperlukannya pelaksanaan suatu aktivitas di area lain.
Contohnya: bila identifikasi risiko memperkirakan bahwa harga barang kebutuhan
utama proyek akan naik, maka ada baiknya pada penjadwalan, pembelian barang
utama tersebut dilakukan di awal proyek.
2.2.2
Kuantifikasi dan Evaluasi risiko
|
|
Kuantifikasi risiko meliputi pengevaluasian serta interaksi antara risiko
dan akibatnya.
Input:
o Toleransi dari stakeholders dan sponsor: setiap organisasi memiliki
toleransi yang berbeda-beda terhadap risiko. Ada yang hanya 10% dari modal,
tapi ada juga yang berani hingga 40% dari modal proyek, asalkan proyek selesai
tepat waktu.
o Sumber risiko (dibahas di atas);
o Kejadian yang berpotensi menjadi risiko(dibahas di atas);
o Estimasi waktu dan biaya (akan dibahas pada Manajemen waktu dan biaya);
Teknik:
o Perkiraan nilai moneter: bagaimana efek sebuah risiko yang telah dievaluasi
nilainya? Mungkin ada yang risiko yang kemungkinannya kecil, tapi nilai
risikonya dapat membuat proyek berhenti. Ada pula risiko yang kemungkinannya
besar, tetapi efeknya kecil terhadap jalannya proyek.
o Perhitungan statistik: menghitung jangkauan (range) perhitungan minimum dan
maksimum untuk biaya dan penjadwalan kerja proyek.
o Simulasi model: dengan bantuan model yang disimulasikan dapat
diketahui estimasi yang lebih tepat, contoh: penggunaan model statistik Monte
Carlo untuk menghitung estimasi durasi proyek
o Decision trees: diagram yang memberikan alur kemungkinan dan
interaksi antara keputusan serta akibatnya.
o Penilaian ahli: penilaian ahli dapat digunakan sebagai masukan
tambahan setelah penggunaan teknik-teknik di atas.
Output:
Setelah
dianalisis, manajer proyek harus mampu memutuskan berbuat apa terhadap risiko
yang mungkin ada. Menerimanya, membuat rencana lanjutan atau mencari alternatif
lain yang tidak terpengaruh risiko.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Dari paparan di atas kita dapat
menyimpulkan bahwa manajemen risiko merupakan kegiatan yang memang harus
dilakukan karena dengan adanya manajemen risiko kita dapat menganalisa hal-hal
yang mungkin terjadi nanti dalam proyek kita. Dengan menganalisa risiko yang
mungkin terjadi dapat mengurangi kemungkinan gagal dalam proses pengerjaan proyek
tersebut sehingga tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan sebelumnya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar